1. VOORAF
Korte inleiding tot de wetgeving voor de bescherming van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is een wetgeving van kracht die uw rechten regelt met betrekking tot uw persoonsgegevens. De belangrijkste begrippen in deze nieuwe wetgeving (vaak GDPR genoemd) zijn betrokkenen, persoonsgegevens, en verwerkingen. De betrokkene, dat bent u, de natuurlijke persoon die deze website bezoekt of gebruikt maakt van onze diensten. Uw persoonsgegevens zijn alle gegevens die op u betrekking hebben: dat kan uw naam zijn, uw email adres, maar ook uw contacten met ons, uw voorkeuren met betrekking tot het pand dat u zoekt, of wat u ons in een contactformulier hebt meegedeeld. Wat we met uw persoonsgegevens doen, is ze verwerken. Dat gaat van opvragen, opslaan tot gebruiken voor meerdere doeleinden.
2 WELKE PERSOONSGEGEVENS?
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? We verwerken uw persoonsgegevens om ons in staat te stellen uw pand te verkopen of te verhuren, om een match te kunnen vinden tussen uw wensen en noden en de panden die wij te huur en te koop stellen, om u toe te laten op de hoogte te blijven van panden die u kunnen aanbelangen.
Welke persoonsgegevens bewaren we van u? Welke persoonsgegevens we van u bewaren hangt af van de relatie die u met ons hebt. We noemen dit categorieën van betrokkenen.
Relatie en Omschrijving
“BEZOEKER”: de natuurlijke persoon die de website bezoekt zonder zich kenbaar te maken en ons persoonsgegevens te geven
VRIJBLIJVENDE DIENSTEN: de natuurlijke persoon die gebruikt maakt van onze gratis diensten (zoals zoekopdrachten bewaren, gratis schatting van een pand, contactformulier) zonder een overeenkomst te ondertekenen
KANDIDAAT-HUURDER: de kandidaat-huurder die ons in de context van een specifiek pand of in het kader van het zoeken van een huurwoning in het algemeen, ons uitgebreide informatie levert, en eventueel één of meerdere panden bezoekt
KANDIDAAT-KOPER: de kandidaat-koper die ons in de context van een specifiek pand of in het kader van het zoeken van een koopwoning in het algemeen, ons uitgebreide informatie levert, en eventueel één of meerdere panden bezoekt
VERHUURDER: de verhuurder, met wie een verhuuropdracht wordt ondertekend
VERKOPER: de verkoper, met wie een verkoopopdracht wordt ondertekend
BEWONER: de persoon die een pand betrekt, waarbij deze bewoner niet de verhuurder of verkoper is bij de transactie
PROSPECT: de natuurlijke persoon die wij contacteren of die ons contacteert met het oog op het te koop of te huur stellen van een pand van deze persoon
We overlopen hieronder per categorie van klant hoe we uw persoonsgegevens verwerken, of u zich hiertegen kan verzetten, en wat de gevolgen daarvan zijn. Daarna overlopen we welke rechten u als betrokkene hebt tegenover ons.
Deze diensten zijn onder meer: de aanmaak van een profiel, het bewaren van zoekopdrachten, een gratis schatting van uw pand, het invullen van een contactformulier, het inschrijven op een nieuwsbrief. Bij de aanmaak van een profiel kunnen volgende gegevens worden opgevraagd: identificatiegegevens en contactgegevens. Bij het bewaren van een zoekopdracht wordt naast een emailadres de informatie bewaard die nodig of nuttig is om de door u gevraagde zoekopdracht op te stellen. Een gratis schatting van uw pand vergt een zekere investering en het is normaal dat wij uiteenlopende persoonsgegevens kunnen bewaren, zoals pandgegevens, identificatiegegevens, contactgegevens, de reden waarom u de schatting vraagt. Het laten uitvoeren van een gratis schatting houdt toestemming in voor het verzamelen van deze gegevens. Eenmaal een schatting is uitgevoerd, bewaren wij deze schatting, dit zowel op basis van uw toestemming als een gerechtvaardigd belang, als uit mogelijke aansprakelijkheid uit deze schatting. Bij het invullen van een contactformulier bewaren we uw contactgegevens en uw vraag of opmerking, alsook elke verdere communicatie. Bij het inschrijven voor een nieuwsbrief wordt uw e-mailadres bewaard.
Behalve zoals hierboven aangegeven, gebeurt elke verwerking binnen het kader van uw toestemming.
We slaan deze persoonsgegevens op zolang de verwerking loopt en tot 6 maand of meer na uw laatste activiteit.
Welke persoonsgegevens verwerken we van de kandidaat-huurder? U bent een kandidaat-huurder van zodra u zich hiertoe expliciet gemeld hebt bij ons. Voor een kandidaat-huurder zijn volgende verwerkingen mogelijk. Een pre-screening laat toe uw huurdersprofiel vast te leggen. Het gaat hier geenszins om een “geautomatiseerde beslissing”. We verzamelen deze gegevens om u panden te laten bezoeken die aan uw wensen kunnen voldoen en om u geen panden te laten bezoeken die op zekere wijze geen match voor u zijn. Deze persoonsgegevens omvatten mogelijks: uw loonfiche of gegevens omtrent uw inkomen, uw gezinssituatie, vanaf wanneer u wil huren, uw budget, alsook alle informatie omtrent het gewenste pand. Wordt een pand bezocht, dan noteren we dit ook. Bij het aangaan van een huurovereenkomst worden alle gegevens, nodig om de huurovereenkomst te kunnen afsluiten, verzameld en bewaard.
Tekent u een huurovereenkomst, dan moeten we de persoonsgegevens minstens 10 jaar bewaren voor onze contractuele aansprakelijkheid. U hebt een recht van inzage en een effectief recht op rectificatie van objectief foute gegevens. Er worden geen persoonsgegevens bewaard die tot bijzondere categorieën behoren (zoals ras, godsdienst, seksuele geaardheid, gezondheid), tenzij u dit uitzonderlijk zelf expliciet vraagt.
Welke persoonsgegevens verwerken we van de kandidaat-koper? U bent een kandidaat-koper van zodra u zich hiertoe expliciet gemeld hebt bij ons. Voor een kandidaat-koper verwerken we volgende persoonsgegevens. We bewaren uw naam, e-mailadres en gsm-nummer. We noteren uw wensen en noden betreffende het pand dat u zoekt, alsook enige andere informatie die u ons meedeelt betreffende uw situatie of waarvan wij begrijpen dat ze nuttig kan zijn bij het vinden van een geschikt pand. Als u een pand bezoekt, dan noteren we dit als activiteit, verbonden met dit pand. De verkoper, die via een online profiel toegang heeft tot het activiteitenverslag, ziet enkel dat een bezoek heeft plaatsgevonden. Als u een bod doet, bewaren we uw bod, en het antwoord van de verkoper. Wordt een bod of tegenaanbod aanvaard, dan worden alle wettelijke gegevens, nodig om een compromis te kunnen opstellen, verzameld en bewaard (zoals een kopie of een uitlezing van uw identiteitskaart). Het compromis wordt eveneens bewaard. Hebt u sterke interesse getoond in een pand of hebt u een pand bezocht, en eindigt onze opdracht zonder verkoop van het pand, dan ontvangt de verkoper via een aangetekend schrijven een lijst van alle (ernstige) kandidaat-kopers. Deze lijst bevat uw naam, uw emailadres en een gedeeltelijk onleesbaar gemaakt gsm-nummer. Wij geven uw gegevens door aan de verkoper wegens een dwingend gerechtvaardigd belang, met name wegens dwingende contractuele bepalingen in de verkoopopdracht. Dit betekent dat u zich hiertegen niet kan verzetten. Volgende voorzorgsmaatregelen worden in dit kader getroffen: het is de verkoper verboden u op basis van die lijst rechtstreeks te contacteren, het is hem of haar eveneens verboden aan eender wie te melden dat u op die lijst staat, alsook deze lijst door te geven; en na 6 maand is de verkoper verplicht de lijst te vernietigen, alsook elke kopie of scan die hij of zij hiervan mocht hebben. Daarnaast is het mogelijk dat wij deze lijst zelf doorgeven aan een vastgoedmakelaar die de verkoopopdracht overneemt, of met wie wij samenwerken.
U hebt een recht van inzage en een effectief recht op rectificatie van objectief foute gegevens. Hiertoe dient u ons het bewijs te leveren van uw identiteit), de correcte informatie mee te delen, alsook waar nodig een voldoend bewijs van deze correcte waarde. Er worden geen persoonsgegevens bewaard die tot bijzonder categorieën behoren (zoals ras, godsdienst, seksuele geaardheid, gezondheid) tenzij u dit uitzonderlijk zelf expliciet vraagt.
Welke persoonsgegevens verwerken we van de verhuurder? In het kader van een verhuuropdracht bewaren we alle gegevens, nodig om de verhuuropdracht te kunnen uitvoeren, zoals pandgegevens, uw identiteit en contactgegevens. We bewaren eveneens bijkomende informatie die wij vernemen aangaande het pand of andere nuttige informatie om een passende huurder voor uw pand te zoeken. Gelieve te noteren dat de GDPR verbiedt persoonsgegevens te verwerken aangaande ras, godsdienst, seksuele oriëntatie, gezondheid, zodat de “andere nuttige informatie” die we noteren op geen enkele wijze op dergelijke zaken betrekking kan hebben.
Beslist u dat uw pand op één of meerdere immo-portaalsites wordt gepubliceerd, dan sturen wij naar deze portaalsite enkel de pandgegevens, dus geen contactgegevens, noch andere gegevens van u zelf.
Welke persoonsgegevens verwerken we van de verkoper? In het kader van een verkoopopdracht bewaren we alle gegevens, nodig om de verkoopopdracht te kunnen uitvoeren, zoals pandgegevens, uw identiteit en contactgegevens. We bewaren eveneens bijkomende informatie die wij vernemen aangaande het pand of andere nuttige informatie om een passende koper voor uw pand te zoeken. De persoonsgegevens worden, gezien de wettelijke verplichtingen terzake en gezien onze contractuele aansprakelijkheid, minstens 10 jaar bewaard. Standaard houden we uw gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen om uw gegevens te schrappen.
Het kan ook gebeuren dat wij u contacteren, als wij vernemen dat u uw woning mogelijk te koop of te huur stelt of wil stellen. Publiek gemaakte contactgegevens kunnen, conform de GDPR, worden opgeslagen. Wenst u verdere contacten met ons, dan zullen we uw persoonsgegevens behandelen zoals wij doen voor mensen die ons spontaan contacteren. Wenst u niet meer door ons gecontacteerd te worden, of enkel na een bepaalde tijd (bvb. drie maand), dan noteren we dit, en niet meer.
Wat als u tot twee categorieën van betrokkenen hoort? Het kan zijn dat u in de loop van de tijd bij meer dan één categorie van betrokkenen hoort. Zo kan een kandidaat-koper naderhand verkoper worden. In dat geval worden uw persoonsgegevens volgens beide categorieën verwerkt, met eventueel meerdere wettelijke basissen, en wordt de langste opslagperiode aangehouden.
Wij hebben gekozen voor de tweede wijze van omgaan met historische gegevens. Het spreekt voor zich dat u altijd het recht hebt te vragen dat deze historische persoonsgegevens worden gewist (in afwezigheid van wettelijke verplichtingen en lopende overeenkomsten).
Uw verantwoordelijkheden als verkoper. Het is om meerdere redenen mogelijk dat de verkoopopdracht die u ons hebt toevertrouwd, eindigt zonder de verkoop van uw pand. In dat geval ontvangt u na beëindiging van onze opdracht de lijst van de kandidaat-kopers die uw pand hebben bezocht of ernstige interesse erin hebben getoond. Deze lijst bevat persoonsgegevens van deze kandidaat-kopers, met name naam en voornaam, e-mailadres en het gsm-nummer, dit laatste eventueel gedeeltelijk. Ook als particulier hebt u in verband met die lijst verplichtingen onder de GDPR en bent u verwerkingsverantwoordelijke van deze lijst. U krijgt van ons de toelating de persoonsgegevens op deze lijst gedurende 6 maand na ontvangst te bewaren en in te kijken. Het is u verboden deze persoonsgegevens aan eender wie en op eender welke wijze te communiceren of met eender wie te delen, tenzij met een vastgoedmakelaar met wie u wenst in zee te gaan. Het is u eveneens verboden actief elk contact te zoeken met deze personen. Na 6 maand bent u verplicht deze lijst te vernietigen, alsook elke kopie, scan en foto ervan.
Adres: Hans Immo: Britselei 42 - 2000 Antwerpen
Email: info@hansimmo.be
Disclaimer van dit privacybeleid. Het is mogelijk dat bepaalde functionaliteit nog niet of nog niet volledig is geïmplementeerd, of anders is geïmplementeerd dan hier beschreven. We aanvaarden hiervoor geen aansprakelijkheid. Dit heeft hoe dan ook geen invloed op uw rechten die de GDPR u geeft en die u vanaf 25 mei 2018 kan uitoefenen.